档案数字化势不可挡，但纸质档案为何依然重要？

AI科技 2025年11月03日 18:31 1 aa

引言：数字大潮下，泛黄的纸页依然承载着不可替代的价值

在四川省凉山彝族自治州的卡拉水电站，工程师们正在实践一种全新的档案管理模式。这个总投资约171亿元的大型水电工程，自2021年开工建设以来，已收集了8.38万份电子文件组件，开展“四性”检测9.85万余次。全程数字化管理使其成为水电工程档案管理的创新典范。

然而，即使在如此先进的数字化项目中，仍然有少量纸质文件产生——来自外部厂家、外委检测单位的纸质文档需要通过专门流程进行数字化处理。

这一现象揭示了档案管理数字化转型中的一个现实：尽管数字化是明确的方向，但在未来相当长的时间内，纸质文件并不会马上消失。留存下来的纸质档案，往往是最为重要的文件。

01 数字浪潮，档案管理迈向“数智时代”

从福建三明市通过信息化档案管理系统解决320余起纠纷，到浙江台州明确高水平数字档案馆创建线路图，档案数字化正席卷全国。

这场变革不仅仅是简单地将纸质文件扫描存储，而是从根本上重构档案管理的工作方式。

人工智能技术正成为推动档案数字化的重要力量。通过光学字符识别（OCR）、自然语言处理（NLP）等技术，AI能自动提取档案中的关键信息，实现智能分类和检索。

例如，一些先进的OCR系统识别准确率已达98%，能自动提取发票日期、金额、合同条款等关键信息。

浙江嘉兴市创新性地构建了“纸质档案与数字档案双轨并行、传统载体与数据资源协同治理”体系，推动档案管理从“纸质核心”迈向“数纸协同”。

02 不可替代，纸质档案的独特价值

尽管数字化浪潮汹涌，纸质档案依然凭借其独特价值，在档案管理中占据着重要地位。

法律效力是纸质档案最不可替代的优势之一。纸质档案凭借其原始性，在法律凭证效力方面具有电子档案难以完全取代的地位。

长期保存性是纸质档案的另一大优势。在适当的保存环境下，高质量的纸张可以保存数百年甚至上千年，这一点对于需要永久保存的重要档案尤为关键。

反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，通常被列为永久保管。这些档案往往同时保存纸质和数字两种形式，但纸质原件的价值更加不可替代。

对于那些具有历史价值和文化价值的档案，原始纸质载体本身就是历史文物，其价值已超出档案内容本身。

03 现实挑战，纸质与数字共存的必然

在实际档案工作中，多种因素决定了纸质档案与数字档案将长期共存。

技术过渡期的产生是一个现实原因。卡拉水电站的实践表明，在业务系统建设试运行等过渡阶段，项目文件往往仍以传统纸质形式形成。这种情况在大规模数字化转型期间尤为普遍。

外部单位协作是另一个重要因素。在水电站项目中，外部厂家、外委检测单位等也会流转一些纸质文件，使得无纸化率难以达到100%。这种情况在各类组织中都很常见。

安全考量也同样重要。虽然数字档案便于传输和共享，但对于一些敏感文件，纸质载体在物理隔离方面具有独特优势。

此外，资源投入的限制也影响了数字化进程。对于一些档案存量巨大的单位，将全部纸质档案数字化需要大量的人力、物力和时间投入。

04 融合之道，纸数协同的科学管理

面对纸质与数字档案共存的现状，科学的做法是采取融合管理的策略。

双轨并行机制是一种有效方法。浙江嘉兴市率先构建了“纸质档案与数字档案双轨并行”的体系，通过“增量电子化强制归档、存量数字化分批迁移”的策略，实现电子公文全生命周期闭环管理。

数字化加工流程对于必须保留的纸质档案也同样重要。如水电站项目专门开发了纸质扫描文件离线上传接口，将纸质文件的数字化副本纳入管理系统，并严格按照规范进行电子签章，保证扫描件的法律效力。

差异化保管策略应根据档案价值制定。不同价值的档案应适用不同的保管期限，分为永久、长期和短期，并据此确定纸质原件与数字副本的保管方式。

环境控制对纸质档案保存至关重要。通过物联网技术实时监测档案库房的温湿度、光照、空气质量等指标，可有效延长纸质档案的寿命。

05 未来展望，以人为本的档案生态

未来的档案管理将不再是简单的纸质或数字的二选一，而是构建一个以人为本、充分发挥各自优势的档案生态系统。

AI赋能将大幅提升档案管理效率。人工智能技术可以逐步取代传统手工操作，承担起归档、鉴定、借阅以及销毁等重复性、规则化的任务。

知识关联将改变档案利用方式。现代档案管理系统能够自动识别文档间的引用关系，构建可视化知识图谱，让档案从“被管理的对象”转变为“主动服务的资源”。

服务升级将增强档案用户体验。通过智能检索、个性化推荐以及VR、AR交互服务模式，档案利用体验将实现从“数据管护”到“数智服务”的跃升。

资源共享将扩大档案价值。如浙江台州通过市、县、乡、村4级联动，将系统已实现的智能检索、电子出证等功能延伸到基层。

在浙江嘉兴，200余家单位档案室正在参与馆室一体化提升工程，计划年底实现全域馆室一体化提升目标。这种“全域一盘棋”的思维，或许正揭示了档案管理的未来方向——

数字化代表着效率和便捷，纸质则承载着原始和权威。最理想的状态不是谁取代谁，而是各自发挥所长，共同守护人类的集体记忆。

档案工作者面临的挑战，不再是在纸质与数字之间做出艰难抉择，而是如何让两种载体各展其长，共同服务于今日之利用与后世之传承。

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